Texte schreiben 

• Schreiben Sie kurze Sätze. Vermeiden Sie lange oder verschachtelte Sätze.

• Wechseln Sie Absätze nur mit einer einzigen Leerzeile. Für Menschen, die Braillezeilen (Computer-Ausgabegerät für blinde Menschen) nutzen, sind mehrere Leerzeilen sehr störend. Erzeugen Sie Abstände durch Absatzformate. 

• Nutzen Sie einen einzelnen Tabulatorschritt um Lücken im Text zu erzeugen, und setzen Sie eine Tabulatorposition, um die Größe der Lücke festzulegen. Verwenden Sie keine Reihe von wiederholten Leerzeichen. Eine Anleitung zur Erstellung barrierefreier Formulare finden Sie an anderer Stelle in der Toolbox. 

Texte formatieren

• Screenreader erkennen fett oder groß gesetzten Text nicht als Überschrift. Nutzen Sie deshalb immer Formatvorlagen, um Überschriften auszuzeichnen. Screenreader ermöglichen ein schnelles Springen durch solche Überschriftenformate.

• Richten Sie den gesamten Text linksbündig aus. Die unterschiedlichen Zeilenlängen bieten eine bessere Orientierung als der Blocksatz.

• Vermeiden Sie rechtsbündige Texte: Menschen mit verminderter Sehkraft vergrößern den Bildschirminhalt mittels Zoom oder Lupenfunktion und finden nicht-linksbündig platzierte Inhalte nicht.
  

• Verzichten Sie auf die automatische Silbentrennung, weil sie bei bestimmten Beeinträchtigungen den Lesefluss durch die Pause im Wort stört.
  

• Achten Sie auf eine gute Unterscheidbarkeit von Farben und ausreichende Kontraste. Die Barrierefreiheitsprüfung von Word unterstützt Sie dabei.

• Setzen Sie Farbe nicht als einziges Mittel einer Information ein. Informationen müssen auch ohne Farbe auf schwarz-weißen E-Book-Readern oder für Menschen mit Farbfehlsichtigkeiten funktionieren.

Alternativtexte für Bilder formulieren

Bedeutungstragende Bilder, Grafiken oder Fotos benötigen einen Alternativtext.

Sofern Bilder, Grafiken oder Fotos nur dekorativ sind, setzen Sie einen Leerschritt in den Alternativtext, um sie als "nur dekorativ" zu markieren.

Tipps zum Schreiben von Alternativtexten zu Bildern finden Sie hier in der Toolbox. 

Tabellen in Word korrekt verwenden 

Verwenden Sie Tabellen nur für geradlinige, tabellarische Listen, nicht für Gestaltung oder Seitendesign. Nie mit Tabellen layouten, nie!

• Alle Zeilen haben gleich viele Spalten. Alle Spalten haben gleich viele Zeilen.

• Niemals eine Tabelle in eine Tabelle einbinden. Screenreader funktionieren ansonsten eingeschränkt und geben unverständliche oder sinnlose Wörter aus.

• Zeichnen Sie Tabellenüberschriften als "Kopfzeile" aus.

• Falls erste Spalte beschreibende Begriffe für die daneben liegenden Inhalte enthält (Zeilenbeschriftung), setzen Sie die Eigenschaft „Erste Spalte“:  Wählen Sie im Word-Menü Tabellentools | Entwurf | Erste Spalte

• Sehr lange Tabellen erstecken sich über mehr als eine Seite. In solchen Fällen sollten die Kopfzeilen bzw. Tabellenüberschriften wiederholt werden, damit sie über einen Seitenwechsel hinaus nochmals angezeigt werden.

• Achten Sie darauf, dass Seitenwechsel nur zwischen Tabellenzeilen  erfolgen  und nicht innerhalb einer mehrzeiligen Tabellenzelle.

Word-Metadaten eintragen

• Wichtig: Vergeben Sie einen Dokumenttitel. Der Dokumententitel wird vom Screenreader statt des oft kryptischen Dateinamens vorgelesen.

• Es ist hilfreich, wenn für Dokumente eine Dokumentbeschreibung hinterlegt wird.

• Auch weitere Angaben wie Autorin usw. sind hilfreich. 

Eingebaute Überprüfung auf Barrierefreiheit nutzen

Nutzen Sie die Rechtschreib- und Barrierefreiheitsprüfung. Sie finden beides im Menü "Überprüfen":

• Stellen sie für alle Teile des Dokuments die korrekte Sprache für die Rechtschreibprüfung ein. Die Sprache und Rechtschreibprüfung sind für das Vorlesen durch Screenreader mit korrekter Aussprache entscheidend.

• Korrigieren Sie den Text vollständig. Führen Sie eine Rechtschreibprüfung durch. Beheben Sie alle, wirklich alle Fehler. Screenreader sagen an, wenn ein Fehler vorliegt. Das belastet sehr.

• Überprüfen Sie die Barrierefreiheit. Nutzen Sie das Menü: "Überprüfen | Barrierefreiheit". Sichten Sie alle Warnungen und Fehler. Korrigieren Sie alle Fehler.

Vielleicht noch als PDF exportieren 

Verwenden Sie für den PDF-Export ausschließlich den Word-Speichern-Dialog. 

1. Öffnen Sie im Menü Datei den Punkt "Speichern unter ..." aus.

2. Wählen Sie als Dateityp "PDF" aus.

3. Öffnen sie die Speichern-Optionen (Schalter "Optionen") und setzen Sie dort die folgenden Häkchen im Abschnitt "Nicht druckbare Informationen einschließen":

   • Textmarken erstellen mit Hilfe von Überschriften (nur möglich, wenn Überschriften-Formatvorlagen verwendet wurden)

   • Dokumenteigenschaften

   • Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit

Hierarchie von Vorlagen und Layouts 

In PowerPoint Folien gibt es ein hierarchisches Zusammenspiel von Vorlagen und Layouts:

• Designvorlagen werden typischerweise beim Anlegen einer Präsentation ausgewählt. Eine Designvorlage lässt sich aber auch nachträglich wechseln. Designvorlagen enthalten mehrere Folienmaster.

• Folienmaster enthalten Vorgaben für spezifische Folienlayouts. In den Folienmastern nehmen Sie Einstellungen vor, die sich gleichzeitig auf alle Folien der Präsentation auswirken oder nur Folien eines bestimmten Layouts ändern.

• Folienlayouts sind die Grundlage für individuellen Einzelfolien der Präsentation.
  Jede Folie basiert auf einem bestimmten Folienlayout, wie zum Beispiel "Titelfolie", "Titel und Inhalt", "Zwei Inhalte" usw.

Optische Anordnung ≠ verankerte Reihenfolge 

Das Arrangement von Objekten wie Textfeldern, Abbildungen, SmartArts usw. auf einer Folie wirkt sich auf die Verständlichkeit des Inhalts aus. 

Die optische Darstellung entspricht nicht der im Dokument verankerten Reihenfolge der Objekte.

Unabhängig von der optischen Anordnung speichert Powerpoint die Objekte einer Folie in der Reihenfolge ab, in der wir sie chronologisch angelegt haben. Diese Reihenfolge nutzen Screenreader zum Vorlesen von Folieninhalten. Oft entspricht sie aber nicht der inhaltlichen Logik der Folie, wenn wir Objekte mit der Maus am Bildschirm neu anordnen.

• Prüfen und korrigieren Sie die Reihenfolge in Powerpoint in der Start-Leiste unter der Kategorie "Zeichnen" mit der Funktion "Anordnen | Auswahlbereich…".

• Ihnen wird dann die Objektreihenfolge der Folie angezeigt. Ziehen Sie die Objekte mit der Maus in eine Reihenfolge, die dem Inhalt logisch entspricht. Das erste Objekt liegt in dabei dieser Darstellung immer ganz unten in der Liste, das letzte Objekt ganz oben.

Barrierefreie Inhalte produzieren

• Benutzen Sie in Folien einen Seitenaufbau, der Menschen intuitiv und logisch durch den Inhalt leitet. Halten Sie an dem gewählten Seitenlayout fest, das unterstützt die Nachvollziehbarkeit.

• Verwenden Sie kurze Schlagworte oder Phrasen in Folien. Vermeiden Sie lange Texte zum Mitlesen. Vermerken Sie längere Textabschnitte im Notizenbereich der Folien.

• Beachten Sie die üblichen Regeln zum Erstellen barrierefreier Texte, wie sie auch in dieser Toolbox unter barrierefreie Word-Dokumente beschrieben sind.

• Farben dürfen nicht das einzige Unterscheidungsmerkmal in Informationen sein. Achten Sie auf ausreichende Kontraste und eine gute Unterscheidbarkeit von Farben, ggf. ergänzt durch Muster wie Schraffuren.

Welche Dateiform geben Sie weiter?

Abhängig davon, ob Sie Ihre Präsentation lediglich live halten oder ob Sie sie auch als Datei weitergeben, gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Zum Beispiel:

Sie geben keine Datei weiter?
Dann müssen Sie bestimmte Kriterien digitaler Barrierefreiheit nicht einhalten, zum Beispiel Alternativtexte bei Bildern (Sie beschreiben die Bilder während des Vortrags) oder die im Dokument verankerte Reihenfolge von Objekten, die von Vorleseprogrammen (Screenreadern) verwendet wird.

Sie geben die Powerpointdatei weiter?
Sie müssen alle Kriterien für barrierefreie Dateien berücksichtigen. Dies sind im Wesentlichen die Dinge, die in dieser Toolbox unter Barrierefreie Word-Dokumente beschrieben sind. Dazu müssen Sie aber auch spezielle Dinge beachten, z. B. die korrekte Reihenfolge von Objekten in den Folien.

Sie geben die Präsentation als exportierte PDF-Datei weiter?
Hier gibt es zwei unterschiedliche Konzepte:

• Sie Speichern die Präsentation als PDF-Datei:
  Dann müssen Sie schon in Powerpoint alle Kriterien für barrierefreie Dateien berücksichtigen und im Anschluss die gespeicherte PDF-Version noch mit einer Software wie Adobe Acrobat barrierefrei machen, siehe z. B. Barrierefreie Word-Dokumente in dieser Toolbox

• Sie exportieren Ihre Folien als Bilddateien und importieren diese in ein Textdokument, aus dem Sie erst dann eine PDF-Datei erstellen:
  Dann müssen Sie in Powerpoint nicht alle Kriterien digitaler Barrierefreiheit einhalten, müssen aber im Textdokument, in das sie die Abbildungen importieren, ausführliche Beschreibungen der Folien liefern. Falls Sie Foliennotizen in Powerpoint verwendet haben, können diese als Grundlage für die Abbildungsbeschreibungen dienen. Die Vorgehensweise zum Erstellen dieser PDF-Datei ist ansonsten identisch mit den Beschreibungen zu barrierefreien Word-Dokumenten in dieser Toolbox.

Formularfelder erstellen 

Ihnen liegt ein barrierefreies PDF-Dokument vor. Ihr Ziel ist nun aber, ein interaktives PDF, ein ausfüllbares Formular zu erstellen.

Dafür müssen Sie zunächst Formularfelder einfügen: 

Wie man aus Word ein barrierefreies PDF erzeugt, wird an anderer Stelle dieser Toolbox erklärt.

Achtung „Fehlerkollisionen“!

Es kann sein, dass Acrobat meldet: „Formularfelder mit Tags - fehlgeschlagen“. Der Versuch, das Problem mit den Tags zu lösen, kann nach hinten losgehen.

Es gibt ein Werkzeug „Barrierefreiheit | Formularfelder automatisch taggen“, welches eigentlich das Problem beheben sollte.

ABER die Anwendung des Werkzeugs hat unerwünschte Nebenfolgen: Es behebt den Tags-Fehler, löscht aber alle Informationen, die Word beim Speichern als PDF mitgegeben hat:

Die neu gesetzten Tags sind teils unbrauchbar. Die Barrierefreiheitsprüfung meldet neue Fehler. Für eine Person ohne Spezialwissen sind diese Probleme kaum behebbar.
Tipp: Fehlende Formular-Tags sind das kleinere Übel. Tests zeigen, dass diese Formulare trotzdem im Screenreader gut funktionieren. Nehmen Sie also fehlende Formularfeld-Tags einfach hin.

Es ist nicht ratsam, die Aktion „Formularfelder erkennen“ auszuführen. Bearbeiten Sie besser die Formularfelder und -optionen separat mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“, siehe oben.

Führen Sie keinesfalls die Aktion „Text mithilfe von OCR erkennen“ aus. Diese Funktion arbeitet nicht zuverlässig und zerstört Teile unseres Dokuments. (Getestet bis Version 2020)

Barrierefrei machen

Es ist notwendig oder ratsam, folgende Aktionen auszuführen:

• Prüfen und ergänzen Sie die Dokumentbeschreibung:

  Mindestens der Dokumententitel muss enthalten sein. Er sollte aus dem Worddokument übernommen worden sein.

  Ergänzen Sie optional Thema oder Verfasserin.

• • Wählen Sie Optionen für das Öffnen des Formulars
  • Legen Sie die Eigenschaft für Tab-Reihenfolge fest.
  • Wählen Sie eine Lesesprache.
  • Taggen Sie das Dokument.
  • Geben Sie Alternativtexte ein.

• Es ist nicht ratsam die Aktion „Formularfelder erkennen“ auszuführen. Bearbeiten Sie besser die Formularfelder und -optionen separat mit dem Werkzeug „Formular vorbereiten“, siehe oben.

  Führen Sie keinesfalls die Aktion „Text mithilfe von OCR erkennen“ aus. Diese Funktion arbeitet nicht zuverlässig und zerstört Teile unseres Dokuments.

  (Getestet bis Version 2020)